עד לפני  מספר שנים היו קופות רושמות היו נפוצות פחות והיו קורים מקרים מביכים בדלפקי המכירה, היינו מוכרים מוצר שאיננו במלאי או לחילופין "בדיוק" נמכר על ידי מוכר אחר שנמצא מטרים ספורים מכם. בעיה זו יצרה לא מעט תקלות ומורת רוח אצל הלקוחות, לרוב הלקוח היה עוזה את המקום ללא רכישה ובמקרים טובים יותר היה צורך להזמין עבורו אחר. אין צורך להרחיב שלא אחת מסרו את המוצר המוזמן יותר מפעם אחת לאותו לקוח, דבר שגרם להפסדים רבים. פרט נוסף חשוב בנושא קופות רושמות הוא שככל שיש יותר עמדות מכירה או אנשי מכירות קיים סיכוי גדול יותר לטעויות או "טעויות" בכספים. קופות רושמות יצרו מהפך בעניין.

קופות רשמות ותקשורת ביניהם

כאמור אחת הבעיות העיקריות שהיה צריך לפתור הוא התקשורת בין אנשי המכירות השונים בעסק. קופות רושמות למעשה פתרו את הבעיה הזו די בקלות, על ידי שימוש במחשב מרכזי עם תוכנת קופות רושמות ניתן לקשר עמדות מכירה שמשתמשות באותו בסיס נתונים. כך למעשה כאשר אחד המוכרים מוכר מוצר הוא נגרע מהמלאי הכללי ואין למוכר אחר למכור אותו שוב. ניהול המלאי בכלל הפך להיות הרבה יותר יעיל וקל בזכות קופות רושמות. כאשר נכנסת או יוצאת סחורה המלאי מתעדכן בהתאמה, יתרה מכך ניתן לשריין מלאי מינימום שמתחתיו יש צורך לבצע הזמנה. אחד היתרונות הוא שלעולם לא תהיו עם עודף מלאי בעסק מכיוון שעודף מלאי שווה הפסדים.

קופות רושמות ככלי לניהול אנשי מכירות ועובדים בכלל

מעבר לעובדה שקופות רושמות מאפשרות לנו לנהל את מלאי החנות הרי שגם העובדים נחשבים לחלק אינטגראלי מהנות ולכן גם אותם ניתן לנהל ולבקר על ידי קופות רושמות. החל מרישום נוכחות ועד לדוחות מכירה למוכרן. היתרון שיש לקופות רושמות בכך שניתן להפיק דוחות מכירה מאפשרים לנו לבדוק עד כמה המוכרן יעיל ואפקטיבי לעסק, נוכל תגמל אותו בהתאם להישגיו ועוד. הבקרה השוטפת מאוד יעילה לעסק ומאפשרת לנו להיות תמיד עם היד על הדופק, כך נדע מה המוצרים שנמכרים יותר ואילו מוצרים נמכרים פחות.